Sprint 3
Expertmeeting
Co-creatie in een aanbesteding voor bruggen: dat gebeurt niet vaak. Gemeente Almere en provincie Flevoland doen het. Zij startten 2 april 2019 een open innovatie challenge voor de Floriade Expo 2022. Drie gemengde teams van aannemers en experts werken elk aan ontwerpen voor twee innovatieve, circulaire bruggen voor het Floriade 2022 terrein. Onder begeleiding van de bureaus Noorderwind en Zeewaardig Service Design kwamen de teams op 6 juni 2019 samen voor de derde sprint van dit open innovatietraject.
Op deze dag konden de teams vragen stellen aan verschillende experts rondom de opdrachtgever om na te gaan hoe haalbaar hun innovatieve ideeën voor bruggenontwerpen zijn met betrekking tot de gunningscriteria, vergunningen en de planning van de Floriade.
Juridische Sessie
Vóór sessie 3 is er, op 23 mei 2019, nog een sessie geweest. Want ook op het juridische vlak is er ruimte voor vernieuwing. In een traditionele aanbesteding is het contract vaak al opgesteld en heeft de partij aan wie de opdracht gegund is het contract min of meer te accepteren zoals het is. In deze nieuwe aanpak zetten we de partijen vóór de gunning al bij elkaar aan tafel.
Het idee is om in een open sfeer wensen en ideeën uit te kunnen wisselen om begrip te kweken voor elkaars positie en samen oplossingen te bedenken. Het eindresultaat was een serie gezamenlijke ideeën met betrekking tot het contract voor de opdracht. Het werd door zowel de aannemers als de juristen erg gewaardeerd in dit stadium al met elkaar te praten. Met name de open sfeer zorgde voor ruimte om te overleggen en zorgen te bespreken. Eén belangrijk inzicht kwam uit de vraag of de juristen die nu betrokken waren, ook betrokken zouden zijn bij de uiteindelijke opdracht. Dat is namelijk lang niet altijd zeker, terwijl het erg fijn is als je ook met degene de uitvoering doet met wie je het contract besproken hebt, zodat je allebei weet in welke geest de afspraken zijn gemaakt, mochten er zaken anders lopen. De uitkomst van deze juridische sessie zal worden verwerkt tot een conceptcontract waar de aannemers feedback op kunnen geven.
Experts
In de derde sprint, de expertsessie, spreken de teams om de beurt met experts op het gebied van vergunningen, de gedeelde digitale omgeving, de planning van de Floriade en de stedenbouwkundige van de Floriade die ook aan het bruggenpaspoort heeft geschreven; één van de voorwaarden waaraan voldaan moet worden in deze aanbesteding.
Voor de expert op het gebied van vergunningen was het niet gebruikelijk om in dit vroege stadium al betrokken te zijn bij de ontwikkeling. Hij waardeerde het omdat je daarmee eerder kunt aangeven waar mogelijke uitdagingen liggen voor een vergunning en de opdrachtnemer daar dus ook op kan anticiperen voordat alle plannen definitief zijn.
Daarnaast bleek vooral het gesprek over het bruggenpaspoort verhelderend: er werd uitvoerig overlegd waar de grenzen lagen van de eisen, wat eventueel nog geaccepteerd zou kunnen worden en wat niet. Anderzijds was de stedenbouwkundige blij verrast met een aantal creatieve oplossingen die door de teams al gevonden zijn.
Concreter
De ideeën van alle teams zijn tussen sprint 2 en 3 een stuk concreter geworden en deze expertsessie hielp de teams voor de verdere ontwikkeling van hun ontwerpen. De meeste deelnemers beoordeelden deze sessie als erg nuttig, er werden veel opgehelderd. Ook de “openheid en duidelijkheid” van de experts werden gewaardeerd. De waardering van het co-creatieproces was na deze sessie gemiddeld ook het hoogste in vergelijking tot de eerste sessies.
Een hele dag praten en overleggen met experts is intensief en de deelnemers waren goed uitgeput aan het einde van het programma. De feedback was positief: er was voldoende tijd om de ontwerpen echt goed door te spreken en nuttige informatie te verzamelen van relevante partijen rondom de gunning. Sommigen omschreven de dag zelfs als relaxed.
Volgende fase
Met de informatie van de experts kunnen de teams nu toewerken naar hun definitieve ontwerpvoorstellen. Op 11 juli 2019 volgt er een laatste sessie voor de eindpresentatie en het inleveren van de ontwikkelplannen waarin de teams via een brainstorm nog eens gestimuleerd worden de gunningscriteria met een frisse blik te bekijken. De valkuil met een opdracht als deze is namelijk dat de innovatie zich vooral richt op de brug zelf. De gunningscriteria en daarmee de te verdienen punten sturen echter ook aan op bijvoorbeeld kennisoverdracht en de toegevoegde waarde van de brug voor de baten van de Floriade.
Lees ook: